Programma van Eisen
Na de goedkeuring van het functioneel PvE wordt een technisch PvE opgesteld. In deze fase wordt ook de afdeling ICT nauwbetrokken. Van oudsher waren systemen zoals, telefonie, zusteroproep en toegangscontrole, volstrekt gescheiden werelden met vaak ook gescheiden infrastructuur. Het beheer van deze systemen werd veelal gedaan door het facilitairebedrijf, terwijl de afdeling ICT zich vooral richte op de bedrijfsapplicaties.Tegenwoordig werken deze technologieën en toepassingen steeds vaker op het 'IP' protocol (internet protocol). Het is dan ook maar een kleine stap dat ook de integratie (infrastructuur en techniek) en het beheer volledig over gaat naar de afdeling ICT. Het technisch PvE beschrijft waaraan de infrastructuur en de systemen moeten voldoen zodat er toekomstig uniformiteit en integratie onstaat. Het tekenen (in autoCAD) van de infrastructuur, zodat dit verwerkt kan worden in het Electrotechnisch bestek is tevens onderdeel van dit technische PvE.

Na het vaststellen van het technich PvE wordt een begroting met een TCO (total cost of ownership) opgesteld en kunnen wij subsidieaanvragen begeleiden.

Zorgtechnologie invoeren = organisatieverandering
De invoering van zorgtechnologie grijpt in op het totale zorgproces. De manier van werken voor de ‘handen aan het bed’ wordt anders. Vooral ’s nachts, als er minder personeel is.

Oude situatie
Zusteroproepsystemen zijn veelal generiek aangebracht en er is maar weinig variatie voor de individuele wens. Ook zijn deze sytemen niet op maat afgestemd op de zelfstandigheid, zelfredzaamheid en veiligheid van deze inidividuele cliënt. Hierdoor zijn Zorgprofessionals  gewend ’s nachts vaak gepland of ongepland rondes te lopen. Men gaat kamers van cliënten binnen om zich ervan te vergewissen dat het goed gaat met iedere cliënt. Moet een cliënt geholpen worden voor een toiletbezoek, dan gebeurt dat op het moment dat het de zorgverlener schikt. Gaat een zorgverlener bij alarmering hulp bieden, dan weet zij vanaf dat moment niet meer hoe het met de andere cliënten gaat. Deze manier van werken laat weinig ruimte voor de specifieke hulpbehoefte van iedere cliënt, en houdt weinig rekening met de tijdstippen waarop de cliënt die hulp wenst.

Nieuwe situatie
Met de toepassing van ICT wordt dit anders. Maatwerk per cliënt, waarbij indien nodig continu maar onmerkbaar en veelal onzichtbaar gemonitord. Voor iedere cliënt is een persoonlijk profiel ingesteld dat is afgestemd op diens leefpatroon. De een gaat iedere nacht drie keer naar het toilet en ligt lang wakker, de ander slaapt de hele nacht door maar praat in zijn slaap. Wanneer er iets gebeurt dat buiten een profiel valt, krijgt de zorgmedewerker  een seintje op haar mobiele unit-pc, de Personal Digital Assistent. Hiermee kan zij inluisteren, communiceren met de cliënt, hulp inroepen, telefoneren, brand- en dwaalmeldingen ontvangen, deuren openen en sluiten, en noem maar op.

Draagvlak creëren
Deze werkwijze betekent een enorme verandering voor de zorgprofessionals. De invoering van ICT slaagt alleen als daarvoor voldoende draagvlak is. Het systeem moet van de gebruikers zijn, niet van de Raad van Bestuur of de ICT-afdeling. Alles draait om vertrouwen. Zorgprofessionals willen de absolute zekerheid dat zij hun werk beter kunnen doen of minstens even goed. De technologie moet werken én gebruiksvriendelijk zijn.

Werken met domotica
Onbekendheid met 'het nieuwe' en vertrouwen op 'het nieuwe' is in de begin periode erg lastig voor de zorgprofessionals. Daar komt vaak nog bij dat de woon- en werkomgeving vanwege nieuwbouw is veranderd. Ondanks dat vele zorgprofessionals vroegtijdig betrokken zijn geweest bij het opstellen van het functioneel PvE is intensieve begeleiding vaak een must. De overgang van een zusterroep systeem, wat voor iedereen vrijwel gelijk werkt, naar een individueel georiënteerd systeem (vaak gekoppeld aan het zorgdossier), heeft een grote impact. Avics heeft een ervaren begeleider, die met de zorgprofessionals een trainingsprogramma opstelt. Zo doen we bijvoorbeeld rollenspelen en houden grootschalige oefeningen met medewerkers van de organisatie. In de periode dat we ‘live’ gaan, draaien medewerkers van Avics ’s nachts (delen van) een dienst mee. Onze betrokkenheid bij de implementaties is groot en stopt pas als de zorgprofessionals met het systeem kunnen werken. Vaak detacheren we Avics medewerkers tijdens de overdrachten om zo de laatste details vorm te geven.