Eindevaluatie 'In Voor Zorg' SOS sensor in PG setting bij zorggroep Tangenborgh

Het programma In voor zorg! helpt zorgorganisaties bij het in richten van werkprocessen in een veranderende omgeving. Het programma bundelt bestaande kennis en biedt organisaties praktische ondersteuning in veranderingstrajecten. In voor zorg! loopt vanaf september 2009 en is een initiatief van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Vilans, kenniscentrum langdurende zorg.

Tangenborgh is in 2015 gestart met het In voor Zorg! traject. Het doel was, om op basis van behoefte, gepast gaan inzetten van technologie. Door technologie moest de kwaliteit van zorg en efficiency in het werkproces worden vergroot.

Aan het eind van het traject kunnen we constateren dat dit is gelukt!

Natuurlijk met ups en downs. Door het actief betrekken van bewoners, klanten en medewerkers aan de voorkant van het traject, door het inventariseren van behoefte en door de voortdurende aandacht voor het traject is technologie een middel gebleken om de kwaliteit van zorg en vooral de kwaliteit van leven en wonen binnen Tangenborgh te vergroten.

Zo kunnen we constateren dat door het inzetten van de Slimme Optische Sensor zorgmedewerkers alleen nog maar op het appartement van een bewoner hoeven te komen als er daadwerkelijk zorg nodig is. Een positief resultaat!. De Slimme Optische Sensor (SOS) is de nieuwe generatie sensortechnologie voor de Zorg Daar waar nu nog veel losse (bewegings-) melders/sensoren geplaatst worden in een zit- slaapkamer, vervangt de SOS deze allemaal in één keer. De SOS heeft slimme software die eerst het gedrag naar een incident detecteert en dan analyseert.

De Slimme Optische Sensor ziet activiteit, analyseert en interpreteert het aan de hand van instellingen (profielen) die de EVV-er op basis van het zorgleefplan van de bewoner heeft ingesteld. De SOS geeft bij een alarm de melding door naar een handset of smartphone inclusief het soort alarm (bijvoorbeeld uit bed of toilet bezoek). De medewerker is nu in staat om op de handset kort te zien wat het alarm heeft veroorzaakt en wat de actuele situatie is. De medewerker kan dan besluiten om wel of niet naar de bewoner te gaan.

Dit betekent dat bewoners ’s nacht minder gestoord worden in hun slaap en dat ook dat de eigen regie wordt verhoogd. Tangenborgh is gespecialiseerd in het aanbieden van zorg voor ouderen en gericht op wonen, zorg en welzijn. Geworteld in de regio Zuidoost Drenthe (Emmen/Coevorden/Borger-Odoorn) verzorgt Tangenborgh dagelijks 750 bewoners en bedient gemiddeld ongeveer 850 klanten thuis.

Daarnaast verzorgt Tangenborgh voor ongeveer 55 klanten per dag (psychogeriatrische) dag verzorging of –behandeling en levert bij ongeveer 75 klanten WMO thuishulp. Er werken circa 1550 mensen bij Tangenborgh.

Het zorgstelsel verandert fundamenteel. Voor Tangenborgh hét moment om goed na te denken waar de organisatie voor staat en voor gaat! De (stelsel-)wijzigingen, de concurrentie waarmee Tangenborgh te maken heeft, de teruglopende budgetten en de krimp in de woonzorgcentra maken het noodzakelijk dat we onze marktpositie verstevigen, dat we ons onderscheiden in de kwaliteit van zorg en dat we onze bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk inrichten.

Inzet van (zorg-) technologie is voor ons één van de middelen om dit te bereiken. Ervaringen uit het verleden hebben ons echter ook geleerd dat het aanschaffen van technologie één is maar het daadwerkelijk (efficiënt) gebruiken soms een moeizaam proces is. Dit is de reden waarom wij hebben deelgenomen aan het In voor zorg! traject. Het doel dat Tangenborgh wilde bereiken was:

Pagina 2 van 5

Op basis van de visie op technologie, het vraag gestuurd inzetten van Domotica in Woonzorgcentrum Heidehiem. Domotica moet daarbij de kwaliteit van leven én het gevoel van veiligheid voor onze bewoners en klanten verhogen. Daarnaast moet Domotica medewerkers ondersteunen in hun werk. De behoeftegesprekken, zoals gevoerd met bewoners en medewerkers, lieten een top 3 aan items zien. Voor deze 3 onderwerpen zijn oplossingen gezocht in technologie. De keuze is gemaakt om een GPS -systeem in te zetten voor dwaalgedrag en alarmeren buiten, de voordeurbel op afstand te kunnen bedienen om het gevoel van veiligheid te vergroten en de SOS in te gaan zetten. Daarnaast hebben we een aantal aanwezige technologieën kunnen verbeteren, zowel technisch als in gebruiksmogelijkheden.

Met de inzet van de SOS is het aantal alarmeren waarop de zorgmedewerker moet lopen aanzienlijk minder dan het alarmen dat wordt gegenereerd. Tot de invoer van de SOS moest op elk alarm worden gelopen. In de eerst behaalde resultaten is dat ongeveer 23% om vervolg vraagt, bij de tweede meting was dit ongeveer 22%. Dit is een forse afname. Met andere woorden: de inzet van de SOS laat zien dat er veel minder opvolging aan een alarm gegeven hoeft worden.

Bij de start waren de volgende doelstellingen voor de inzet van de SOS geformuleerd:

Toenemende veiligheid voor de bewoners, goede nachtrust, privacy, bewegingsvrijheid en eigen regie naar vermogen. Voor medewerkers: veiligheid, efficiënt zorgproces, meer rust in bewoner contact Als we kijken naar de resultaten kunnen we constateren dat, op basis van cijfers, de efficiency van het zorgproces is toegenomen. Immers op minder dan een kwart van de alarmeren wordt nog gelopen. Ook heeft de SOS bijgedragen aan een goede nachtrust; bewoners hoeven niet meer te worden gestoord door een zorgmedewerker, die op het appartement komt. De meeste alarmen worden op afstand afgehandeld

Pagina 3 van 5

In de pilot zijn 8 bewonersappartementen getest. Hierdoor is er nog geen daadwerkelijk efficiency behaald door bijvoorbeeld minder personeel in te hoeven zetten. Dit wordt waarschijnlijk anders als het gaat om bijv. 290 bewoners, dan valt er “meer tijd vrij”.

Tijdens de evaluatie met de zorgmedewerkers werd aangegeven dat de privacy en de bewegingsvrijheid en eigen regie naar vermogen bij bewoners is toegenomen. Dit heeft te maken met de mogelijkheid een vertragingstijd in te stellen in een profiel van een bewoner. Een bewoner kan het bed verlaten en terugkeren zonder dat er gealarmeerd wordt. Zoals één van de medewerkers zei: “Nu kan ik mevrouw eindelijk lekker laten slapen, want als ik binnen kom wordt ze wakker en dan valt ze maar moeilijk weer in slaap”. Meer rust in bewoner contact wordt nog niet als zodanig ervaren in de dagdienst maar wel in de nachtdienst. Hier is niet echt een verklaring voor gevonden. 

Ons plan van aanpak is erop gericht geweest om technologie op basis van behoefte in te zetten. We zijn daarom gestart met een behoefteonderzoek op basis van het werken met persona’s, Een persona is een karakterisering van een bepaald type gebruiker. Persona's zijn opgesteld aan de hand van een doelgroepenonderzoek, waarna een beperkt aantal typerende gebruikers zijn gedefinieerd. Deze gebruikers bestaan niet echt, maar worden (omwille van de doeltreffendheid van het gebruik van persona's) wel als zodanig beschreven. Het doel was eigenschappen, verwachtingen en motieven van de gebruikers vast te stellen. Deze informatie is verkregen, door het (groepsgewijs) interviewen van de gebruikers. Er zijn gesprekken geweest met medewerkers zorg, leidinggevenden, EVV’ers maar ook met bewoners, klanten en familieleden. Tijdens de interviewszijn vragen gesteld als, “waar wordt u blij van, wanneer voelt u zich op uw gemak, wat mist u, wat vindt u niet prettig” etc.

Dit heeft geresulteerd in een 5-tal persona’s.

Op basis van deze 5 persona’s is het Functioneel Programma van Eisen gemaakt en is een keuze gemaakt voor in te zetten techniek. Medewerkers zijn telkens op de hoogte gehouden van de voortgang. Dit is gedaan is voorlichtingsbijeenkomsten maar ook tijden de teamoverleggen. Het resultaat was dat bij de start van de implementatie (bijna) iedereen wist wat er stond te gebeuren. Dit heeft goed gewerkt. 

De ervaring leert dat als medewerkers betrokken worden bij de inzet van technologie, denoodzaak duidelijk is men bereid is mee te denken in het vormgeven van de pilot.De werkgroep implementatie bestond uit een brede afvaardiging uit de organisatie, zoalsbijvoorbeeld een EVV, teamleider en Specialist Ouderen Geneeskunde. In de werkgroep zatenook medewerkers van de leverancier. De werkgroep heeft veel gesproken over mogelijkheden, lastigheden, communicatie met de familie en het inregelen en borgen in werkprocessen en het zorgleefplan.

Wat van belang blijkt te zijn is heldere communicatie over verwachtingen. Een quote uit de evaluatie:

Verwachtingen moeten beter worden gemanaged; het gaat om beleving. Er is niet uitgesproken wat we verwachtten en er is niet uitgesproken wat we konden verwachten. Belangrijk werkende technische principes zijn: de in te zetten middelen moeten het gewoon doen en een goede WIFI dekking. Bij aanvang bleek de WIFI dekking nog niet optimaal om het geïmplementeerde systeem goed te kunnen laten werken. Gevolg was ongewenste twijfel bij medewerkers over het systeem en afnemend draagvlak. Wat goed blijkt te werken is technologie inzetten op basis van behoefte; behoefte van bewoners/klanten en/of medewerkers.

Pagina 4 van 5

Technologie wordt Tangenborgh-breed niet meer gezien als “eng” maar als middel om onze bewoners van betere zorg te kunnen voorzien. Dit is de absolute meerwaarde geweest van dit traject.

De belangrijkste les die we hebben geleerd is om pas daadwerkelijk van start te gaan als de technologie goed is getest. Het goed werken van de ingezette middelen is van essentieel belang voor het draagvlak.

Daarnaast is het van belang dat verwachtingen over en weer (medewerkers richting leverancier en andersom) goed worden uitgesproken; ook dat wat nog niet (goed) werkt moet worden uitgesproken. Te hoge verwachtingen en het daaraan niet kunnen voldoen werken averechts.

Er is op techniek en zorginhoud geëvalueerd bij medewerkers. Medewerkers zijn positief over de mogelijkheden en zien vooral de meerwaarde in de nachtelijke uren. Het helpt als het cliëntprofiel goed is ingesteld. Zorginhoudelijk biedt het meer rust in de nachtelijke uren. De inzet van de GZS geeft meer vrijheid aan de cliënt en rust bij de medewerker (minder zoeken). Cliënten waar de SOS is ingezet worden minder gestoord in de nacht. Inzet is in nauwe afstemming met de mantelzorg gedaan en vastgelegd in de zorgleefplan.

Projectleider heeft gemerkt dat het gesprek organisatie-breed gevoerd wordt, er wordt nagedacht over de inzet van technologie, er worden positieve vragen gesteld. Ook voorlichting voor de implementatie heeft positief bijgedragen aan het draagvlak. Wat ook is opgevallen is in het voortraject waren de verwachtingen hoog, in het verdere traject bleek dat niet alles technisch kan worden opgelost. Het is van belang dat niet alleen de technische mogelijkheden worden besproken maar ook de praktische beperkingen. Er is gekozen om de pilot te starten om één locatie van Tangenborgh. Het project is op locatie Heidehiem (ongeveer 90 medewerkers) gestart omdat binnen deze locatie, zowel verpleeghuiszorg (ZZP 5 met behandeling), intramurale zorg (ZZP 5 zonder behandeling) en thuiszorg (en huurders) in één “huis” wordt geboden. Ook is er tijdens de nieuwbouw al rekening gehouden met het mogelijk plaatsen van zorgtechnologie. Het traject is gestart met een behoefte inventarisatie. Op basis van de behoefte inventarisatie is een waardebepaling van deze behoefte gedaan. Vervolgens is op basis van het opgestelde Functioneel Pakket van Eisen de keuze voor de in te zetten zorgtechnologie bepaald.

Nadat de keuze is bepaald is voor iedere gekozen techniek een Service Blue Print opgesteld om de wijzigingen in het werkproces in kaart te brengen. Bij het opstellen van de Service Blue Print waren niet alleen (een afvaarding) van de medewerkers van Heidehiem aanwezig maar ook de adviseur P&O en een medewerker van financiële zaken, de betrokken Specialist Ouderengeneeskunde, de psycholoog en de bestuurder. 

Voor de implementatie is vervolgens een werkgroep samengesteld met een brede afvaardiging binnen de organisatie (zorg, techniek, behandelaars, leidinggevende) Gedurende het hele traject zijn alle medewerkers van Heidehiem steeds mondeling voor- en ingelicht door de projectleider over de voortgang en de genomen besluiten. Hierin werden alle medewerkers van de locatie betrokken, dus niet alle zorg maar ook facilitair, Activiteitenbegeleiding, en behandelaars.

Pagina 5 van 5

De organisatie is telkens middels intranet en voorlichting aan diverse groepen (bijvoorbeeld Raad van Toezicht, beleidsteam, diverse zorgteams) op de hoogte gehouden en voorgelicht over de (voortgang) van het traject. Dit heeft geleid tot een brede bekendheid van het traject binnen de organisatie. Het resultaat is dat er Tangenborgh breed interesse is, voor het inzetten van zorgtechnologie. Een mooi voorbeeld hiervan is het Tangenborgh Dementiehuis van de Toekomst. Dit is een aparte woning die speciaal is ingericht rondom het thema Dementie in de toekomst. Het huis kent technologische toepassingen, maar laat ook bouwkundige aanpassingen en hele praktische oplossingen zien voor de omgang met en verzorging van mensen met dementie.

Buiten de scope van de het In voor Zorg! traject zijn inmiddels andere technologieën ingezet, bijvoorbeeld de Medido en de Zorgcentrale en zal de komende periode bekeken worden of en hoe Tangenborgh leefstijlmonitoring en beeldzorg kan inzetten. Gedurende het In voor Zorg traject! heeft Tangenborgh de visie op technologie geformuleerd. Het komende najaar zal een plan worden opgesteld om praktische inhoud te geven aan deze visie.

 Maken van Persona’s : https://www.movisie.nl/sites/default/files/wmo-beleid-maken-met-personas.pdf

 Service Blue Print maken: http://www.invoorzorg.nl/docs/ivz/informatiecentrum/legeserviceblueprint...

 Informatie over de Slimme Optische Sensor: http://www.avics.nl/zorgtechnologie/slimme-optische-sensor-sos

Voor informatie over het traject bij Tangenborgh kunt u contact opnemen met Saskia Timmermans, stimmermans@tangenborgh.nl, 06-22131814.

Datum: oktober 2016